Connu sous l’appellation « Onboarding », le processus d’accueil et d’intégration sont des étapes fondamentales, qui se doivent d’être préparées et efficaces pour permettre à la nouvelle recrue d’être moins anxieuse face à son nouvel emploi et engagée pour atteindre un rendement optimal.
Sans équivoque, la première journée à un nouvel emploi, c’est le début d’une expérience professionnelle dont la première impression est représentative de l’identité, de la marque et des valeurs d’une entreprise.
Encore aujourd’hui, certaines entreprises sur le marché connaissent un échec à cette phase d’accueil et d’intégration et malheureusement voient leurs nouvelles recrues fuir ce départ « brouillon et bâclé ». Un « Onboarding » raté peut être causé par l’un ou plusieurs des éléments suivants :
Un gestionnaire non informé de la date de début de son employé;
Un bureau et des outils de travail qui ne sont pas prêts;
Un gestionnaire débordé qui délègue cette étape à une personne de son équipe qui elle-même est débordée;
Assister à des conflits (gestionnaire qui crie après des collègues);
Ne pas être en mesure de répondre aux questions administratives de la nouvelle recrue;
Demander à signer des documents sans laisser le temps nécessaire pour lire le contenu;
Un(e) collègue en larmes suite à une discussion avec un membre de la direction;
Ne pas informer les employés de l’arrivée du nouvel employé;
Donner le bureau d’un ancien employé à une nouvelle recrue sans que cette personne soit informée;
Bourrer la nouvelle recrue d’information au jour 1 et la laisser se débrouiller le lendemain.
Ces expériences citées ci-dessus ont été vécues par différents professionnels au sein d’entreprises de tailles petites, moyennes et grandes. Pensez-vous qu’ils sont restés en poste ?
La réponse est non.
Ces professionnels ont quitté en moins de 6 mois avec un goût amer de leur expérience décevante. À vous de juger s’il est temps de prendre des mesures et de vous assurer que votre processus d’accueil et d’intégration est efficace. Le changement commence dès aujourd’hui !
À cet effet, nous vous proposons certains conseils pour que cette intégration soit plus harmonieuse et gagnante pour le nouvel employé, l’employeur et les collègues de travail.
1. Soyez prêts ! – Préparation à l’accueil
Planifier le programme d’intégration avec le gestionnaire;Identifier et déterminer le rôle de chaque membre impliqué lors de l’intégration;
Organiser et préparer le nouveau lieu de travail (bureau, ordinateur, téléphone, documents, outils, formation…);
Communiquer aux employés l’arrivée du nouvel employé (courriel ou communication affichée);
Confirmer au nouvel employé la date d’accueil, l’heure et le nom de la personne qui l’accueillera.
2. Bienvenue parmi nous – Accueil
Accueil de l’employé par le supérieur immédiat;
Souhaiter la bienvenue et expliquer le programme de la journée d’intégration;
Effectuer une visite du bureau et faire la présentation des collègues;
Présenter le manuel d’employé, les valeurs de l’entreprise, la dynamique de l’équipe et les attentes;
Remettre et expliquer les documents complémentaires que l’employé doit signer;
Prévoir un repas sur l’heure du dîner avec la nouvelle recrue.
Qui ? Quoi ? Comment ?– Intégration
Communiquer clairement les attentes;
Présenter à nouveau et expliquer les rôles, les responsabilités et les tâches liés à l’emploi;
Former, informer et accompagner l’employé sur les outils et les méthodes de travail.
40 %, 70 % ou 100 % ? – Suivi et satisfaction
Discuter et effectuer une rétroaction sur l’intégration du nouvel employé avec le supérieur immédiat;
Évaluer la satisfaction de l’employé : Comment va-t-il ? Comment trouve-t-il son nouvel emploi, ses tâches, ses collègues et son nouvel environnement ? Comment évalue-t-il le programme d’accueil et d’intégration ?
En cas de besoin, identifier les formations nécessaires pour améliorer son travail.